راهنمای میزیتو پروژه مفهوم صورتجلسه
مفهوم صورتجلسه

مفهوم صورت‌جلسه:

صورتجلسه به نوشته‌ای گفته می‌شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه‌های رسمی است. به‌طور معمول صورتجلسه‌ها شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، حاضرین و غایبین، و مصوبات و مذاکرات جلسه است.

در این قسمت با دو شکل صورتجلسات، صورتجلسه ساده و پیشرفته آشنا خواهیم شد.

 

 

1- صورتجلسه ساده (شامل یک مرحله ثبت)

همانطور که از نام این بخش مشخص است، شما می‌توانید بعد از برگزاری جلسات حضوری در گروه پروژه، با کلیک بر روی نوار ابزار بخش پایین، صورت‌جلسه ایجاد کنید:

 


در پنجره باز شده می‌توانید موارد جلسه را به شرح زیر ثبت کنید.

 

 

 تاریخ برگزاری جلسه

 ساعت جلسه

 مکان جلسه

 موضوع جلسه

 مشروح جلسه. چه اتفاقاتی در جلسه افتاده است.

 مصوبات یا همان وظایف تعریف شده افراد در جلسه

 اضافه کردن مصوبه (وظبفه) جدید

 ایجاد صورتجلسه یا بیخیال

 

تاریخ، ساعت، مکان، موضوع و مشروح جلسه را در قسمت‌های مشخص شده وارد نمایید.
همچنین دکمه افزودن مصوبه، به شما این امکان را می‌دهد تا با توجه به مصوبات درون جلسه، برای افراد مختلف تعیین وظیفه کنید تا مصوبه مورد نظر را به مرحله عمل برسانند؛
 در قسمت وظایف و در زیر بخش تعریف وظیفه جدید، به تفصیل ایجاد وظیفه را توضیح خواهیم داد.
در نهایت پس از انجام مراحل بالا با فشردن دکمه ایجاد صورتجلسه، صورت‌جلسه ایجاد می‌شود.

 

نکته: ایجاد صورت‌جلسه در قالب گفت‌‌و‌گو تنها در پروژه‌ها امکان‌پذیر است.

 

 2- مفهوم صورتجلسه پیشرفته: (نسخه سازمانی - شامل سه مرحله ثبت)

در حقیقت صورتجلسه پیشرفته نسخه بسیار کامل‌تر صورتجلسه ساده است. در صورتجلسه پیشرفته، اقدامات جلسه قبل از شروع جلسه آغاز میگردد.

برای ایجاد یک صورتجلسه پیشرفته وارد یک پروژه پیشرفته شوید و از قسمت تنظیمات پروژه پشرفته، امکان صورتجلسه پیشرفته را فعال کنید.

برای دسترسی به آموزش تنظیمات پروژه / پروژه پیشرفته اینجا کلیک کنید.

حال در نوار ابزار پایین پروژه یک صورتجلسه ایجاد بفرمایید.

 

 

مرحله اول: پیش نویس

پس از باز شدن پنجره با وارد کردن تاریخ و ساعت، مکان جلسه و تاریخ جلسه شما میتوانید یک صورتجلسه پیشرفته داشته باشید. موضوع جلسه، پیش‌نویس جلسه و دستور جلسه را معلوم کنید. سپس می‌توانید به افراد شرکت‌کننده در جلسه، به صورت پیامکی دعوتنامه ارسال نمایید. اعضای جلسه عبارتند از کارشناس جلسه، رئیس جلسه، دبیرخانه، ناظر جلسه و همچنین اعضای شرکت کننده که می‌توانند از افراد خارج از میزکار و شرکت شما هم باشند.

 

شروع کنید
1- ثبت اطلاعات جلسه

 

 

 در حال تکمیل قسمت اطلاعات صورتجلسه هستیم.

 زمان جلسه را مشخص کنید.

 ساعت جلسه را مشخص کنید.

 مکان جلسه را مشخص کنید.

 برچسب جلسه را مشخص کنید.

 موضوع و دستور جلسه را مشخص کنید.

 زمان یادآوری جلسه را به اعضا مشخص کنید. (بر حسب ساعت چند ساعت قبل از جلسه پیامک یادآوری ارسال شود)

 

2- ورود اعضای جلسه

 

 

 در حال تکمیل قسمت اطلاعات صورتجلسه هستیم.

 کارشناس جلسه را مشخص کنید.

 رئیس جلسه را مشخص کنید.

 دبیر جلسه را مشخص کنید.

 ناظر اجرا را مشخص کنید.

 اعضای جلسه چه کسانی هستند. با کلیک می توانید از اعضای میزکار اضافه کنید.

 فرد دیگری خارج از میزکار را با وارد کردن نام و شماره تماس به جلسه دعوت کنید.

 بیخیال برای انصراف از ثبت صورجلسه

 ایجاد صورتجلسه (صورتجلسه ثبت شود)

 

نمایش صورتجلسه پس از ثبت اولیه در گروه پروژه

 

 

3- ارسال دعوتنامه پیامکی برای صورتجلسه

پیش نویش صورتجلسه‌ای که ایجاد کردیم برای رسمی شدن نیاز به ارسال دعوتنامه پیامکی دارد. برای ارسال دعوتنامه محتوای جلسه به اعضا بدین صورت عمل می‌کنیم.

 

 

 دعوت از اعضا را کلیک کنید.

 پیام ظاهر شده را تایید نمایید.

 

نکته: دعوتنامه در صورتجلسه پیشرفته به صورت پیامکی ارسال میگردد.

 

 با کلیک بر روی صورتجلسه و فشردن دکمه دعوت از اعضا، برای اعضای جلسه پیامکی حاوی اطلاعات صورتجلسه ارسال و از آنها دعوت خواهد شد.

 

مرحله دوم: در حال تشکیل جلسه هستید

با فرا رسیدن زمانی که برای شروع  جلسه تنظیم کرده‌ایم جلسه به صورت خودکار به حالت در حال تشکیل تبدیل خواهد شد. حالا مجددا روی صورتجلسه در گروه پروژه کلیک می‌کنیم.

خب تب‌های اول که همان بخش‌های تنظیم شده قبلی است اما وارد تب‌های جدید می‌شویم.

 

تب مصوبات:

 

 

 افزودن مصوبات (مصوبات وظایفی است که طی جلسه تصویب و باید به افراد انجام دهنده ارجاع شود)

 

تب حضور و غیاب:

 

 

 از اعضا چه کسانی در جلسه حاضر یا غایب بودند

 توضیحات حضور یا عدم حضور هر فرد را یاداشت کنید.

 

تب گزارشات:

 

 

 ثبت گزارش جدید.

 سابقه گزارشات نوسته شده قبلی.

 

تب پیامک به اعضا:

 


 در پایان جلسه اگر نیاز است پیامکی حاوی تشکر یا ... برای اعضا ارسال کنید از این قسمت پیام را یادداشت و دکمه "ارسال پیامک" را کلیک کنید.

 

ثبت نهایی و ارسال مصوبات برای امضاء:

 

 

برای تایید نهایی و مرحله آخر، باید اطلاعات و مصوبات صورتجلسه به امضای اعضای جلسه برسد.

 ارسال جهت امضاء

 و تایید برای ارسال.

 

نمایش صورتجلسه در پایان مرحله دوم

 

 

نمایش صورتجلسه در گروه پروژه

 

 

مرحله سوم: امضاء و ارجاع مصوبات صورتجلسه
در صورتیکه محتوای خروجی صورتجلسه بر اساس آمار افراد شرکت کننده به امضای نصف به اضافه یک نفر از افراد شرکت کننده برسد، صورتجلسه به صورت عملیاتی در خواهد آمد و مصوبات صورتجلسه به صورت خودکار برای افراد انجام دهنده‌ی وظایف ارسال می گردد.

امضاء صورتجلسه:

هر کدام از اعضای شرکت کننده در جلسه در بخش گفتگو / دستیار میزیتو پیامی حاوی اطلاعات جلسه و درخواست امضاء دریافت خواهند کرد.

 

 

 امضای صورتجلسه و ابلاغ مصوبات

 

حذف یا آرشیو پروژه

فیلم آموزشی صورتجلسه پیشرفته