صورتجلسه سازمانی (پیشرفته)
زمان خوانش:
۳ دقیقه
مشاهده مقاله:
۲۳/۳ هزار
صورتجلسه سازمانی میزیتو (صورتجلسه پیشرفته) نسخه کاملتر و ساختاریافتهتر صورتجلسه ساده است و برای تیمها و سازمانهایی طراحی شده که مدیریت جلسه را صرفا به ثبت یک متن و چند مصوبه محدود نمیکنند. در این نوع صورتجلسه، فرآیند جلسه از قبل از زمان برگزاری آغاز میشود و مراحل دعوت، حضور و غیاب، ثبت مذاکرات، تصویب مصوبات، رایگیری و ابلاغ بهصورت یکپارچه مدیریت میشود.
صورتجلسه سازمانی مناسب پروژهها و سازمانهایی است که نیاز به شفافیت فرآیند تصمیمگیری، مشارکت رسمی اعضا و ثبت مستندات قابل پیگیری دارند.
فعالسازی صورتجلسه سازمانی
برای ایجاد صورتجلسه سازمانی، ابتدا وارد یک پروژه پیشرفته شوید.
سپس از بخش «تنظیمات پروژه پیشرفته» و در سربرگ «ماژولها»، گزینه «ماژول صورتجلسه سازمانی» را فعال کنید.
پس از فعالسازی، به صفحه پروژه بازگردید، وارد «سربرگ گروه پروژه» شوید و از نوار ابزار پایین صفحه روی دکمه «صورتجلسه» کلیک کرده و گزینه «صورتجلسه سازمانی» را انتخاب کنید.
مرحله اول: ایجاد پیشنویس صورتجلسه سازمانی
با انتخاب صورتجلسه سازمانی، پنجره پیشنویس باز میشود که شامل دو سربرگ اصلی است.
۱- سربرگ اطلاعات جلسه
در این سربرگ، اطلاعات پایه جلسه در ۳ بخش ثبت میشود.
- در باکس اول، تاریخ، ساعت و مکان برگزاری جلسه را مشخص میکنید. با توجه به امکان گزارشگیری از صورتجلسات سازمانی، میتوانید از قابلیت «برچسبها» نیز استفاده کنید تا صورتجلسات در آینده بهراحتی قابل تفکیک و جستجو باشند.
- در باکس دوم، موضوع جلسه و دستور جلسه ثبت میشود. این اطلاعات به اعضا کمک میکند پیش از حضور در جلسه، با آمادگی و آگاهی بیشتری در فرآیند گفتگو و تصمیمگیری مشارکت داشته باشند.
- در باکس سوم، امکان فعالسازی یادآوری پیامکی جلسه در اختیار شما قرار دارد تا اعضای دعوتشده در زمان مشخص از برگزاری جلسه مطلع شوند.
۲- سربرگ اعضای جلسه
در این سربرگ، ترکیب شرکتکنندگان و نقشهای آنها در جلسه مشخص میشود.
- در باکس اول، نقشهای سازمانی جلسه از جمله «رئیس جلسه»، «دبیر جلسه»، «کارشناس جلسه» و «ناظر اجرا» تعیین میکنید.
- در باکس دوم، اعضایی از پروژه که باید در جلسه حضور داشته باشند، انتخاب میکنید.
- در باکس سوم یا «سایر مدعوین»، میتوانید با وارد کردن نام و شماره تلفن همراه، افرادی خارج از میزکار (شرکت یا سازمان) را به جلسه دعوت کنید تا پیامک یادآوری جلسه برای آنها نیز ارسال شود.
۳- ارسال دعوتنامه پیامکی
پیشنویس صورتجلسه برای رسمی شدن نیاز به ارسال دعوتنامه پیامکی دارد. پس از تکمیل اطلاعات و کلیک روی دکمه «ایجاد صورتجلسه»، پیشنویس در گروه پروژه ارسال میشود.
با کلیک روی پیشنویس صورتجلسه و انتخاب گزینه «دعوت از اعضا»، پیامک دعوتنامه برای اعضای انتخابشده ارسال میشود.
مرحله دوم: تشکیل جلسه
پس از ارسال دعوتنامه، وضعیت صورتجلسه بهصورت خودکار به «در حال تشکیل» تغییر میکند. با کلیک مجدد روی صورتجلسه در گروه پروژه، سربرگها و امکانات جدیدی در اختیار شما قرار میگیرد.
- سربرگ صورتجلسه
در این بخش، نگارش متن مشروح جلسه الزامی است. تا زمانی که متن جلسه ثبت نشود، دکمه «ارسال جهت امضای صورتجلسه و مصوبات» فعال نخواهد شد.
- سربرگ حضور و غیاب
در این سربرگ، فهرست تمامی اعضای دعوتشده به جلسه نمایش داده میشود و امکان ثبت حضور، غیبت و توضیح دلیل غیبت افراد فراهم است.
- سربرگ مصوبات
در این بخش، مصوبات جلسه ثبت و به افراد مسئول ارجاع داده میشود. هر مصوبه در عمل بهصورت یک وظیفه در پروژه ایجاد خواهد شد تا پیگیری اجرای آن امکانپذیر باشد.
- ثبت گزارش جدید
در این بخش میتوانید نظرات اعضا، رویدادهای مهم و توضیحات تکمیلی مربوط به جلسه را ثبت کنید. تکمیل این بخش الزامی نیست.
- پیامک به اعضا
امکانات اطلاعرسانی متنوعی در این سربرگ در اختیار شما قرار دارد، از جمله:
- لغو جلسه
- ارسال درخواست امضای صورتجلسه (رای گیری جلسه)
- تغییر زمان جلسه
- تغییر مکان جلسه
- تغییر همزمان زمان و مکان جلسه
- یادآوری انجام وظایف مربوط به مصوبات
امضای صورتجلسه و ابلاغ مصوبات
پس از پایان جلسه، هر یک از اعضای شرکتکننده از طریق بخش گفتگو و دستیار میزیتو، پیامی شامل اطلاعات جلسه و درخواست امضای صورتجلسه دریافت خواهند کرد.
با تکمیل امضاها، مصوبات بهصورت رسمی ابلاغ میشوند.
بهروزرسانی و چاپ صورتجلسه سازمانی
برای ویرایش/بهروزرسانی یا چاپ صورتجلسه سازمانی، روی صورتجلسه کلیک کرده و محتوای آن را ویرایش کنید. پس از اعمال تغییرات، دکمه «بهروزرسانی» را برای ثبت ویرایشها انتخاب نمایید.
ساخت الگوی صورتجلسه سازمانی
برای تبدیل یک صورتجلسه سازمانی به الگو، ابتدا وارد پروژه شوید و صورتجلسه سازمانی موردنظر را باز کنید. سپس از منوی صورتجلسه، گزینه «تعریف به عنوان الگو» را انتخاب کرده و پیام تایید را ثبت کنید.
پس از تبدیل، بر روی صورتجلسه عبارتی نمایش داده میشود که مشخص میکند این صورتجلسه بهعنوان الگو ثبت شده است.
برای استفاده از این الگو، کافی است هنگام ایجاد یک صورتجلسه سازمانی جدید، از منوی صورتجلسه (⋮) گزینه «استفاده از الگوی صورتجلسه» را انتخاب کنید. در این مرحله، فهرست الگوهای موجود نمایش داده میشود و با انتخاب هر کدام، یک نسخه کپیشده از آن برای شما ایجاد خواهد شد.
صورتجلسه سازمانی نسخه کاملتر و ساختاریافتهتر صورتجلسه ساده است و برای تیمها و سازمانهایی طراحی شده که مدیریت جلسه را صرفا به ثبت یک متن و چند مصوبه محدود نمیکنند. در این نوع صورتجلسه، فرآیند جلسه از قبل از زمان برگزاری آغاز میشود و مراحل دعوت، حضور و غیاب، ثبت مذاکرات، تصویب مصوبات، رایگیری و ابلاغ بهصورت یکپارچه مدیریت میشود.
صورتجلسه سازمانی مناسب پروژهها و سازمانهایی است که نیاز به شفافیت فرآیند تصمیمگیری، مشارکت رسمی اعضا و ثبت مستندات قابل پیگیری دارند.
فعالسازی صورتجلسه سازمانی
برای ایجاد صورتجلسه سازمانی، ابتدا وارد یک پروژه پیشرفته شوید. به تنظیمات بروید و روی گزینه «تنظیمات پروژه پیشرفته» کلیک کنید.
در پایین پنجره باز شده روی دکمه «ماژولها» کلیک کنید. در باکس دوم، گزینه «ماژول صورتجلسه سازمانی» را فعال کنید.
پس از فعالسازی، پنجره را ببندید و دکمه تایید را بزنید. سپس به صفحه پروژه بازگردید، وارد «سربرگ گروه پروژه» شوید و از نوار ابزار پایین صفحه روی آیکون منو کلیک کنید و گزینه «صورتجلسه» را انتخاب کنید. صفحه بازشده، یک «صورتجلسه سازمانی» نمایش میدهد.
مرحله اول: ایجاد پیشنویس صورتجلسه سازمانی
با انتخاب صورتجلسه سازمانی، پنجره پیشنویس باز میشود که شامل دو سربرگ اصلی است.
۱- سربرگ اطلاعات جلسه
در این سربرگ، اطلاعات پایه جلسه در ۳ بخش ثبت میشود.
- ۱در باکس اول، تاریخ، ساعت و مکان برگزاری جلسه را مشخص میکنید. با توجه به امکان گزارشگیری از صورتجلسات سازمانی، میتوانید از قابلیت «برچسبها» نیز استفاده کنید تا صورتجلسات در آینده بهراحتی قابل تفکیک و جستجو باشند.
- ۲در باکس دوم، موضوع جلسه و دستور جلسه ثبت میشود. این اطلاعات به اعضا کمک میکند پیش از حضور در جلسه، با آمادگی و آگاهی بیشتری در فرآیند گفتگو و تصمیمگیری مشارکت داشته باشند.
- ۳در باکس سوم، امکان فعالسازی یادآوری پیامکی جلسه در اختیار شما قرار دارد تا اعضای دعوتشده در زمان مشخص از برگزاری جلسه مطلع شوند.
۲- سربرگ اعضای جلسه
در این سربرگ، ترکیب شرکتکنندگان و نقشهای آنها در جلسه مشخص میشود.
- ۱در باکس اول، نقشهای سازمانی جلسه از جمله «رئیس جلسه»، «دبیر جلسه»، «کارشناس جلسه» و «ناظر اجرا» تعیین میکنید.
- ۲در باکس دوم، اعضایی از پروژه که باید در جلسه حضور داشته باشند، انتخاب میکنید.
- ۳در باکس سوم یا «سایر مدعوین»، میتوانید با وارد کردن نام و شماره تلفن همراه، افرادی خارج از میزکار (شرکت یا سازمان) را به جلسه دعوت کنید تا پیامک یادآوری جلسه برای آنها نیز ارسال شود.
۳- ارسال دعوتنامه پیامکی
پیشنویس صورتجلسه برای رسمی شدن نیاز به ارسال دعوتنامه پیامکی دارد. پس از تکمیل اطلاعات و کلیک روی دکمه «ایجاد صورتجلسه»، پیشنویس در گروه پروژه ارسال میشود.
با کلیک روی پیشنویس صورتجلسه و انتخاب گزینه «دعوت از اعضا»، پیامک دعوتنامه برای اعضای انتخابشده ارسال میشود.
مرحله دوم: تشکیل جلسه
پس از ارسال دعوت نامه، وضعیت صورتجلسه بهصورت خودکار به «در حال تشکیل» تغییر میکند. با کلیک مجدد روی صورتجلسه در گروه پروژه، سربرگها و امکانات جدیدی در اختیار شما قرار میگیرد.
- ۱سربرگ صورتجلسه
در این بخش، نگارش متن مشروح جلسه الزامی است. تا زمانی که متن جلسه ثبت نشود، دکمه «ارسال جهت امضای صورتجلسه و مصوبات» فعال نخواهد شد.
- ۲سربرگ حضور و غیاب
در این سربرگ، فهرست تمامی اعضای دعوتشده به جلسه نمایش داده میشود و امکان ثبت حضور، غیبت و توضیح دلیل غیبت افراد فراهم است.
- ۳سربرگ مصوبات
در این بخش، مصوبات جلسه ثبت و به افراد مسئول ارجاع داده میشود. هر مصوبه در عمل بهصورت یک وظیفه در پروژه ایجاد خواهد شد تا پیگیری اجرای آن امکانپذیر باشد.
- ۴ثبت گزارش جدید
در این بخش میتوانید نظرات اعضا، رویدادهای مهم و توضیحات تکمیلی مربوط به جلسه را ثبت کنید. تکمیل این بخش الزامی نیست.
- ۵پیامک به اعضا
امکانات اطلاعرسانی متنوعی در این سربرگ در اختیار شما قرار دارد، از جمله:
- لغو جلسه
- ارسال درخواست امضای صورتجلسه (رای گیری جلسه)
- تغییر زمان جلسه
- تغییر مکان جلسه
- تغییر همزمان زمان و مکان جلسه
- یادآوری انجام وظایف مربوط به مصوبات
امضای صورتجلسه و ابلاغ مصوبات
پس از پایان جلسه، هر یک از اعضای شرکتکننده از طریق بخش گفتگو و دستیار میزیتو، پیامی شامل اطلاعات جلسه و درخواست امضای صورتجلسه دریافت خواهند کرد.
با تکمیل امضاها، مصوبات بهصورت رسمی ابلاغ میشوند.
بهروزرسانی و چاپ صورتجلسه سازمانی
برای بهروزرسانی یا چاپ صورتجلسه سازمانی، روی صورتجلسه کلیک کرده و محتوای آن را ویرایش کنید. پس از اعمال تغییرات، دکمه «بهروزرسانی» را برای ثبت ویرایشها انتخاب نمایید. برای چاپ نتایج نیز، گوشی خود را به حالت افقی بچرخانید (Rotate کنید)، تا گزینه چاپ برای شما نمایش داده شود.
ساخت الگوی صورتجلسه سازمانی
برای تبدیل یک صورتجلسه سازمانی به الگو، ابتدا وارد پروژه شوید و صورتجلسه سازمانی موردنظر را باز کنید. سپس از منوی صورتجلسه، گزینه «تعریف به عنوان الگو» را انتخاب کرده و پیام تایید را ثبت کنید.
پس از تبدیل، بر روی صورتجلسه عبارتی نمایش داده میشود که مشخص میکند این صورتجلسه بهعنوان الگو ثبت شده است.
برای استفاده از این الگو، کافی است هنگام ایجاد یک صورتجلسه سازمانی جدید، از منوی صورتجلسه (⋮) گزینه «استفاده از الگوی صورتجلسه» را انتخاب کنید. در این مرحله، فهرست الگوهای موجود نمایش داده میشود و با انتخاب هر کدام، یک نسخه کپیشده از آن برای شما ایجاد خواهد شد.