تنظیمات میزکار (سربرگ مجوزها)
زمان خوانش:
۵ دقیقه
مشاهده مقاله:
۶۶
سربرگ «مجوزها» یکی از مهمترین بخشهای «تنظیمات میزکار» در پلتفرم میزیتو است. بهعنوان مالک یا مدیر میزکار، بهتر است پیش از شروع کار تیم، ابتدا به این بخش سر بزنید و سطح دسترسی کاربران را مشخص کنید. در این سربرگ، باکسهای مختلفی در اختیار شما قرار دارد که هرکدام مربوط به مجوزدهی برای یک قابلیت مشخص هستند. با تنظیم درست این مجوزها، میتوانید کنترل کاملی روی نحوه استفاده اعضا از میزکار داشته باشید. در ادامه، جزئیات هر بخش توضیح داده شده است.
باکس اول: گفت و گوی پیشرفته
به عنوان مالک میزکار یا مدیر، در این بخش مشخص میکنید چه افرادی اجازه ایجاد گروه یا کانال عمومی را داشته باشند. این مجوز، دسترسی پایه برای ایجاد گروه یا کانال عمومی محسوب میشود و در هر دو «پلن پایه» و «پلن پیشرفته» در دسترس است.
باکس دوم: پروژه
میزیتو دسترسی ایجاد پروژه را در همه پلنهای خود (رایگان، پایه و پیشرفته) برای کاربران فراهم کرده است. اینگونه همه افراد مجوز ایجاد پروژه را برای پیشبرد وظایف و اهداف سازمان دارند. اما در «پلن پیشرفته» این امکان در اختیار مالک یا مدیر میزکار قرار گرفته که «انتخاب کند» همه افراد بتوانند پروژه جدید ایجاد کنند یا تنها افراد محدودی اجازه ایجاد پروژه را داشته باشند.
باکس سوم: پرونده مشتریان
این باکس شامل چند بخش مختلف است که هرکدام سطح متفاوتی از دسترسی به پرونده مشتریان را مشخص میکند.
بخش اول: دسترسی کلی به پرونده مشتریان
در این بخش تعیین میکنید چه افرادی بهطور کلی اجازه مشاهده پرونده مشتریان را داشته باشند. تنها کاربرانی که نام آنها به این بخش اضافه شود، میتوانند به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند. میتوانید این مجوز را مشابه دادن «کلید اتاق بایگانی پروندهها» به افراد در نظر بگیرید.
بخش دوم: ایجاد پرونده مشتریان
میزیتو دسترسی ایجاد پرونده مشتریان را در همه پلنهای خود (رایگان، پایه و پیشرفته) برای کاربران فراهم کرده است. اینگونه همه افراد مجوز ایجاد پرونده مشتریان را برای پیشبرد وظایف و اهداف سازمان دارند. اما در «پلن پیشرفته» این امکان در اختیار مالک یا مدیر میزکار قرار گرفته که «انتخاب کند» همه افراد بتوانند پرونده جدید ایجاد کنند یا تنها افراد محدودی اجازه ایجاد پرونده را داشته باشند.
بخش سوم: پرینت پرونده مشتریان
در این بخش تعیین میکنید چه افرادی امکان پرینت گرفتن از پرونده مشتریان را داشته باشند. از آنجایی که اطلاعات مشتریان حساس است، پیشنهاد میشود این مجوز را فقط به افراد محدود و مورد اعتماد بدهید.
بخش چهارم: ایجاد فرصت فروش
کاربرانی که در این بخش به آنها مجوز میدهید، میتوانند برای هر پرونده مشتری، فرصتهای فروش تعریف و مراحل آن را پیگیری کنند. این بخش بهویژه برای تیمهای فروش و بازرگانی کاربردی است؛ جایی که مذاکرات تلفنی، جلسات آنلاین یا حضوری و مراحل مختلف عقد قرارداد، بهعنوان یک فرصت فروش ثبت میشود. هر فرصت میتواند به فروش موفق یا ناموفق ختم شود و تمام مراحل آن قابل پیگیری است.
بخش پنجم: ایجاد سند مالی
در این بخش مشخص میکنید چه افرادی اجازه ثبت اسناد مالی برای هر پرونده مشتری را داشته باشند. با فعالسازی این مجوز، کاربران میتوانند مراودات مالی مانند پرداخت نقدی، چک یا پرداخت از طریق شبکه شبا را در پرونده مشتری ثبت کنند.
بخش ششم: دسترسی به مانیتورینگ فرصت فروش
کاربرانی که این مجوز را دریافت میکنند، میتوانند در بخش پرونده مشتریان به مانیتورینگ فروش دسترسی داشته باشند. در این قسمت میتوانید وضعیت فروشها را بهصورت کلی مشاهده کنید؛ از جمله:
- فروش موفق
- فروش ناموفق
- فروش در حال انجام یا در حال مذاکره
بخش هفتم: مانیتورینگ اسناد مالی
در این بخش مشخص میکنید چه افرادی به مانیتورینگ مالی دسترسی داشته باشند. این دسترسی معمولا برای تیمهای مالی و حسابداری کاربردی است تا بتوانند وضعیت مالی مشتریان را ارزیابی کنند.
در مانیتورینگ مالی، اطلاعاتی مانند:
- درآمد قطعی
- درآمد معوقه
- درآمد احتمالی
- پرداختی احتمالی
در اختیار کاربران مجاز قرار میگیرد و دید جامعی از وضعیت مالی پروندهها ارائه میشود.
باکس چهارم: مانیتورینگ
بخش اول: مانیتورینگ میزکار
مانیتورینگ میزکار به شما این امکان را میدهد که وضعیت کلی فعالیتها را در یک نمای جامع مشاهده کنید. کاربرانی که این مجوز را دریافت میکنند، میتوانند اطلاعاتی مانند پروژهها، وظایف، پرونده مشتریان، صورتجلسات پیشرفته و وضعیت اعضای میزکار را ببینند.
بخش دوم: مانیتورینگ پروژهها و مشاهده کارتابل وظایف کاربران
در این بخش میتوانید دسترسی محدودتری تعریف کنید تا برخی کاربران (مانند تیملیدها یا سرپرستان بخشها) فقط مانیتورینگ پروژهها و وظایف کاربران را مشاهده کنند، بدون اینکه به تمام اطلاعات میزکار دسترسی داشته باشند.
باکس پنجم: مانیتورینگ پروژه
کاربرانی که به مانیتورینگ پروژه دسترسی دارند، میتوانند وضعیت پیشرفت پروژهها، وظایف مرتبط، اعضای درگیر و روند انجام کار را برای پروژههایی که در آنها مدیر هستند یا مجوز مشاهده دارند، بررسی کنند. در این آیتم مالک میزکار یا مدیران، بدون اینکه دسترسی به نمای کلی مانیتورینگ را به تیم لیدها یا سرپرست ها بدهد، اجازه می دهد اعضا بتوانند تنها پروژه هایی که مدیر آن هستند را در بخش مانیتورینگ رهگیری و ارزیابی کنند.
باکس ششم: عدم نمایش وظیفه در لیست همکارانم
بهصورت پیشفرض، آخرین وظیفه هر کاربر در بخش «همکارانم» نمایش داده میشود. در برخی شرایط، مدیران ترجیح میدهند جزئیات وظایف برخی افراد برای دیگران قابل مشاهده نباشد؛ بهعنوان مثال در وظایف مرتبط با امور مالی، منابع انسانی یا مسائل محرمانه...
در این شرایط میتوانید نام افراد موردنظر را به باکس «عدم نمایش وظیفه در لیست همکارانم» اضافه کنید تا جزئیات فعالیت آنها برای سایر اعضای میزکار نمایش داده نشود.
باکس هفتم: دسترسی به نامه ها
یکی از قابلیتهای میزیتو، ثبت و شمارهگذاری نامههای وارده و صادره است. کاربرانی که به بخش «دبیرخانه» دسترسی دارند، میتوانند تمام نامههای ثبتشده و شمارهگذاری شده در میزکار را مشاهده کنند.
باکس هشتم: لیست دسترسی مهمان
کاربران مهمان بهصورت پیشفرض به اطلاعات اعضای میزکار (مانند نام و تصویر پروفایل) دسترسی ندارند. در صورتی که نیاز دارید یک کاربر مهمان به اطلاعات برخی اعضا دسترسی داشته باشد، میتوانید نام آن عضو را از طریق «لیست دسترسی مهمانان» در سربرگ مجوزها اضافه کنید.
سربرگ «مجوزها» یکی از مهمترین بخشهای «تنظیمات میزکار» در پلتفرم میزیتو است. بهعنوان مالک یا مدیر میزکار، بهتر است پیش از شروع کار تیم، ابتدا به این بخش سر بزنید و سطح دسترسی کاربران را مشخص کنید. در این سربرگ، باکسهای مختلفی در اختیار شما قرار دارد که هرکدام مربوط به مجوزدهی برای یک قابلیت مشخص هستند. با تنظیم درست این مجوزها، میتوانید کنترل کاملی روی نحوه استفاده اعضا از میزکار داشته باشید. در ادامه، جزئیات هر بخش توضیح داده شده است.
باکس اول: گفت و گوی پیشرفته
به عنوان مالک میزکار یا مدیر، در این بخش مشخص میکنید چه افرادی اجازه ایجاد گروه یا کانال عمومی را داشته باشند. این مجوز، دسترسی پایه برای ایجاد گروه یا کانال عمومی محسوب میشود و در هر دو «پلن پایه» و «پلن پیشرفته» در دسترس است.
باکس دوم: پروژه
میزیتو دسترسی ایجاد پروژه را در همه پلنهای خود (رایگان، پایه و پیشرفته) برای کاربران فراهم کرده است. اینگونه همه افراد مجوز ایجاد پروژه را برای پیشبرد وظایف و اهداف سازمان دارند. اما در «پلن پیشرفته» این امکان در اختیار مالک یا مدیر میزکار قرار گرفته که «انتخاب کند» همه افراد بتوانند پروژه جدید ایجاد کنند یا تنها افراد محدودی اجازه ایجاد پروژه را داشته باشند.
باکس سوم: پرونده مشتریان
این باکس شامل چند بخش مختلف است که هرکدام سطح متفاوتی از دسترسی به پرونده مشتریان را مشخص میکند.
بخش اول: دسترسی کلی به پرونده مشتریان
در این بخش تعیین میکنید چه افرادی بهطور کلی اجازه مشاهده پرونده مشتریان را داشته باشند. تنها کاربرانی که نام آنها به این بخش اضافه شود، میتوانند به اطلاعات مشتریان دسترسی داشته باشند. میتوانید این مجوز را مشابه دادن «کلید اتاق بایگانی پروندهها» به افراد در نظر بگیرید.
بخش دوم: ایجاد پرونده مشتریان
میزیتو دسترسی ایجاد پرونده مشتریان را در همه پلنهای خود (رایگان، پایه و پیشرفته) برای کاربران فراهم کرده است. اینگونه همه افراد مجوز ایجاد پرونده مشتریان را برای پیشبرد وظایف و اهداف سازمان دارند. اما در «پلن پیشرفته» این امکان در اختیار مالک یا مدیر میزکار قرار گرفته که «انتخاب کند» همه افراد بتوانند پرونده جدید ایجاد کنند یا تنها افراد محدودی اجازه ایجاد پرونده را داشته باشند.
بخش سوم: پرینت پرونده مشتریان
در این بخش تعیین میکنید چه افرادی امکان پرینت گرفتن از پرونده مشتریان را داشته باشند. از آنجایی که اطلاعات مشتریان حساس است، پیشنهاد میشود این مجوز را فقط به افراد محدود و مورد اعتماد بدهید.
بخش چهارم: ایجاد فرصت فروش
کاربرانی که در این بخش به آنها مجوز میدهید، میتوانند برای هر پرونده مشتری، فرصتهای فروش تعریف و مراحل آن را پیگیری کنند. این بخش بهویژه برای تیمهای فروش و بازرگانی کاربردی است؛ جایی که مذاکرات تلفنی، جلسات آنلاین یا حضوری و مراحل مختلف عقد قرارداد، بهعنوان یک فرصت فروش ثبت میشود. هر فرصت میتواند به فروش موفق یا ناموفق ختم شود و تمام مراحل آن قابل پیگیری است.
بخش پنجم: ایجاد سند مالی
در این بخش مشخص میکنید چه افرادی اجازه ثبت اسناد مالی برای هر پرونده مشتری را داشته باشند. با فعالسازی این مجوز، کاربران میتوانند مراودات مالی مانند پرداخت نقدی، چک یا پرداخت از طریق شبکه شبا را در پرونده مشتری ثبت کنند.
بخش ششم: دسترسی به مانیتورینگ فرصت فروش
کاربرانی که این مجوز را دریافت میکنند، میتوانند در بخش پرونده مشتریان به مانیتورینگ فروش دسترسی داشته باشند. در این قسمت میتوانید وضعیت فروشها را بهصورت کلی مشاهده کنید؛ از جمله:
- فروش موفق
- فروش ناموفق
- فروش در حال انجام یا در حال مذاکره
بخش هفتم: مانیتورینگ اسناد مالی
در این بخش مشخص میکنید چه افرادی به مانیتورینگ مالی دسترسی داشته باشند. این دسترسی معمولا برای تیمهای مالی و حسابداری کاربردی است تا بتوانند وضعیت مالی مشتریان را ارزیابی کنند.
در مانیتورینگ مالی، اطلاعاتی مانند:
- درآمد قطعی
- درآمد معوقه
- درآمد احتمالی
- پرداختی احتمالی
در اختیار کاربران مجاز قرار میگیرد و دید جامعی از وضعیت مالی پروندهها ارائه میشود.
باکس چهارم: مانیتورینگ
بخش اول: مانیتورینگ میزکار
مانیتورینگ میزکار به شما این امکان را میدهد که وضعیت کلی فعالیتها را در یک نمای جامع مشاهده کنید. کاربرانی که این مجوز را دریافت میکنند، میتوانند اطلاعاتی مانند پروژهها، وظایف، پرونده مشتریان، صورتجلسات پیشرفته و وضعیت اعضای میزکار را ببینند.
بخش دوم: مانیتورینگ پروژهها و مشاهده کارتابل وظایف کاربران
در این بخش میتوانید دسترسی محدودتری تعریف کنید تا برخی کاربران (مانند تیملیدها یا سرپرستان بخشها) فقط مانیتورینگ پروژهها و وظایف کاربران را مشاهده کنند، بدون اینکه به تمام اطلاعات میزکار دسترسی داشته باشند.
باکس پنجم: مانیتورینگ پروژه
کاربرانی که به مانیتورینگ پروژه دسترسی دارند، میتوانند وضعیت پیشرفت پروژهها، وظایف مرتبط، اعضای درگیر و روند انجام کار را برای پروژههایی که در آنها مدیر هستند یا مجوز مشاهده دارند، بررسی کنند. در این آیتم مالک میزکار یا مدیران، بدون اینکه دسترسی به نمای کلی مانیتورینگ را به تیم لیدها یا سرپرست ها بدهد، اجازه می دهد اعضا بتوانند تنها پروژه هایی که مدیر آن هستند را در بخش مانیتورینگ رهگیری و ارزیابی کنند.
باکس ششم: عدم نمایش وظیفه در لیست همکارانم
بهصورت پیشفرض، آخرین وظیفه هر کاربر در بخش «همکارانم» نمایش داده میشود. در برخی شرایط، مدیران ترجیح میدهند جزئیات وظایف برخی افراد برای دیگران قابل مشاهده نباشد؛ بهعنوان مثال در وظایف مرتبط با امور مالی، منابع انسانی یا مسائل محرمانه...
در این شرایط میتوانید نام افراد موردنظر را به باکس «عدم نمایش وظیفه در لیست همکارانم» اضافه کنید تا جزئیات فعالیت آنها برای سایر اعضای میزکار نمایش داده نشود.
باکس هفتم: دسترسی به نامه ها
یکی از قابلیتهای میزیتو، ثبت و شمارهگذاری نامههای وارده و صادره است. کاربرانی که به بخش «دبیرخانه» دسترسی دارند، میتوانند تمام نامههای ثبتشده و شمارهگذاری شده در میزکار را مشاهده کنند.
باکس هشتم: لیست دسترسی مهمان
کاربران مهمان بهصورت پیشفرض به اطلاعات اعضای میزکار (مانند نام و تصویر پروفایل) دسترسی ندارند. در صورتی که نیاز دارید یک کاربر مهمان به اطلاعات برخی اعضا دسترسی داشته باشد، میتوانید نام آن عضو را از طریق «لیست دسترسی مهمانان» در سربرگ مجوزها اضافه کنید.