انتقال وظایف به میزیتو از طریق فایل اکسل (Excel)
زمان خوانش:
۲ دقیقه
مشاهده مقاله:
۹/۹ هزار
در بسیاری از تیمها، اکسل (Excel) هنوز ابزار اصلی ثبت و پیگیری وظایف است. لیستهایی که بهمرور بزرگتر شدهاند، بین افراد مختلف دستبهدست شدهاند و حالا تبدیل به مرجع اصلی کار روزانه تیم شدهاند. اما با افزایش تعداد وظایف، وابستگیها و نیاز به گزارشگیری، اکسل بهتنهایی پاسخگو نیست. در این نقطه معمولا نیاز به یک ابزار مدیریت پروژه احساس میشود؛ ابزاری که بدون از بین رفتن اطلاعات قبلی، امکان ادامه مسیر را فراهم کند.
میزیتو این انتقال را ساده کرده است. با استفاده از فایل اکسل، میتوانید وظایف قبلی تیم را بدون ورود دستی اطلاعات، وارد نرم افزار مدیریت وظایف میزیتو کنید و پروژه را با دادههای واقعی و آماده ادامه دهید.
مراحل انتقال وظایف از طریق فایل اکسل
برای انتقال وظایف به میزیتو از طریق فایل اکسل (Excel)، مراحل زیر را طی کنید:
دانلود فایل نمونه اکسل
وارد میزیتو شوید.
- ۱در بخش پروژهها، گزینه منو (سهنقطه) را انتخاب کنید.
- ۲گزینه انتقال اطلاعات (Import) وظایف به میزیتو را کلیک کنید.
- ۳در این بخش به قسمت انتقال اطلاعات از فایل اکسل (Excel) بروید و فایل نمونه را دانلود کنید.
- ۴فایل نمونه را در سیستم خود باز کنید.
- اطلاعات وظایف را دقیقا مطابق ساختار فایل نمونه وارد کنید و فایل را مجددا ذخیره کنید.
انتخاب فایل برای انتقال
- روی دکمه انتخاب فایل کلیک کنید.
- فایل اکسل تکمیلشده را از سیستم خود انتخاب و بارگذاری کنید.
تکمیل اطلاعات فایل بارگذاریشده
پس از بارگذاری فایل، صفحهای برای بررسی و تطبیق اطلاعات نمایش داده میشود. در این مرحله:
- ۱نام پروژه را وارد کنید.
- ۲اگر در فایل اکسل افرادی بهعنوان انجامدهنده ثبت شدهاند، در این مرحله آنها را با اعضای میزکار تطبیق دهید تا وظایف به افراد صحیح اختصاص داده شوند.
- ۳برچسبهای وظایف را مشخص کنید تا دستهبندی دقیقی برای وظایف ایجاد شود.
- ۴در نهایت روی دکمه انتقال اطلاعات کلیک کنید.
پس از انجام این مراحل، پروژه با موفقیت از فایل Excel به میزیتو منتقل میشود.
بارگذاری فایل دارای خطا
اگر فایل بارگذاریشده با فایل نمونه مغایرت داشته باشد، چه اتفاقی میافتد؟
به هر نوع تفاوت بین فایل بارگذاریشده و فایل استاندارد اکسل، مغایرت گفته میشود. در این شرایط، سیستم برای اصلاح ساختار فایل شما را راهنمایی میکند. به موارد زیر توجه داشته باشید:
- همه ستونها باید عنوان داشته باشند. فایل بدون عنوان ستون با خطا مواجه میشود.
- وظایف بدون عنوان بارگذاری نخواهند شد.
- اگر یک ستون بهطور کامل در فایل وجود نداشته باشد (مانند برچسب یا زمان وظایف)، سیستم آن ستون را شناسایی میکند تا تعیین تکلیف شود.
- اگر ستون شناساییشده تعیین تکلیف نشود، اطلاعات آن ستون بهصورت خالی وارد خواهد شد.
- زمان وظایف باید بهصورت میلادی و با جداکننده (-) ثبت شود.
- اگر یک وظیفه چند برچسب دارد، برچسبها باید با ویرگول فارسی (،) از یکدیگر جدا شوند.
بررسی نمونهای از خطاهای احتمالی
۱. وظیفه بدون عنوان یا ستون کاملا خالی
اگر وظیفهای عنوان نداشته باشد یا یک ستون بهطور کامل خالی باشد:
- وظیفه بدون عنوان با خطا مواجه میشود و بارگذاری نخواهد شد.
- ستونهای خالی (بهجز ستون عنوان وظیفه) بدون خطا و بهصورت خالی وارد میشوند.
۲. حذف کامل یک ستون در فایل
اگر ستونی مانند «زمان وظایف» بهطور کامل از فایل حذف شده باشد:
- سیستم نبود آن ستون را تشخیص میدهد.
- از شما میخواهد در صورت وجود، ستون جایگزین را انتخاب کنید.
- اگر ستون جایگزین وجود نداشته باشد، وظایف بدون زمان بارگذاری میشوند.
۳. مغایرت همه ستونهای فایل بارگذاریشده
اگر همه ستونهای فایل با ساختار استاندارد مغایرت داشته باشند:
- سیستم از شما میخواهد عنوان صحیح هر ستون را مشخص کنید.
- این کار از ستون عنوان وظیفه شروع میشود.
- پس ستونها بهصورت مرحلهبهمرحله تطبیق داده میشوند تا فایل به ساختار استاندارد تبدیل شود.
- پس از تطبیق ستونها، مراحل انتخاب نام پروژه، اعضا و برچسبها ادامه پیدا میکند.
