مفهوم دبیرخانه
زمان خوانش:
۲ دقیقه
مشاهده مقاله:
۱۰/۲ هزار
دبیرخانه در میزیتو برای ثبت، شمارهگذاری و مدیریت رسمی نامههای سازمانی طراحی شده است. این بخش زمانی فعال میشود که دسترسی «دبیرخانه» برای کاربران مشخص فعال شده باشد.
فعال شدن دبیرخانه دو قابلیت مهم را در بخش نامهها ایجاد میکند:
- اضافه شدن سربرگهای «نامههای ثبتی وارده» و «نامههای ثبتی صادره»
- امکان ثبت شماره برای نامهها پس از ایجاد آنها
مالک میزکار، مدیر و کاربرانی که دسترسی «دبیرخانه» دارند، میتوانند تمامی نامههای شمارهگذاریشده را مشاهده کنند.
فعالسازی دبیرخانه
برای فعال شدن این قابلیت:
- ۱وارد بخش «تنظیمات میزکار» شوید.
- ۲به قسمت «مجوزها» مراجعه کنید.
- ۳دسترسی «دبیرخانه» را برای کاربران موردنظر فعال کنید.
پس از فعالسازی، ساختار ثبتی به بخش نامهها اضافه میشود.
ثبت شماره نامه (نسخه پیشرفته)
شمارهگذاری نامهها در پلن پیشرفته در دسترس است و امکان ثبت رسمی و پیگیری سازمانی نامهها را فراهم میکند.
برای ثبت شماره:
- ابتدا نامه را ایجاد کنید.
- روی همان نامه کلیک کنید تا صفحه جزئیات باز شود.
- در بالای نامه گزینه «ثبت شماره نامه» را انتخاب کنید.
در ادامه باید مشخص کنید که نامه «صادره» است یا «وارده»
ثبت شماره نامه صادره
در صورت انتخاب حالت صادره:
- ۱تاریخ ثبت نامه را مشخص کنید.
- ۲پیشوند موردنظر را وارد کنید.
- ۳شماره شروع را تعیین کنید.
- ۴در صورت نیاز، پسوند اضافه کنید.
میتوانید شمارهگذاری را از عدد دلخواه آغاز کنید و سیستم بهصورت خودکار شمارههای بعدی را به ترتیب افزایش میدهد.
ثبت شماره نامه وارده
در حالت وارده:
- تاریخ ثبت را مشخص کنید.
- شماره نامه دریافتی را وارد کنید.
از آنجا که نامههای وارده معمولا از بیرون سازمان دارای شماره هستند، میتوانید همان شماره را بدون محدودیت تکراری بودن ثبت کنید. در این حالت، سیستم مانعی برای ثبت شماره تکراری ایجاد نمیکند.
پس از ثبت شماره، نوع نامه در بالای صفحه مشخص میشود و شماره ثبتشده در قالب پاراف زیر نامه نمایش داده میشود.
تفاوت دسترسی بین نامههای عادی و ثبتی
- نامههای بدون شماره: فقط برای فرستنده و گیرنده قابل مشاهده هستند.
- نامههای شمارهگذاریشده: برای کاربران دارای دسترسی دبیرخانه قابل مشاهده هستند.
نمایش در سربرگهای «نامههای ثبتی وارده» و «نامههای ثبتی صادره» تنها مربوط به نامههای ثبتشده است.
جستجو بر اساس شماره نامه
برای جستجو نامه براساس شماره:
- ۱وارد منوی نامهها شوید.
- ۲سربرگ «نامههای ثبتی وارده» یا «نامههای ثبتی صادره» را انتخاب کنید.
- ۳گزینه «فیلتر نمایش نامه» را فعال کنید.
- ۴نامهها را بر اساس شماره یا بازه زمانی ثبت فیلتر کنید.
دبیرخانه در میزیتو برای ثبت، شمارهگذاری و مدیریت رسمی نامههای سازمانی طراحی شده است. این بخش زمانی فعال میشود که دسترسی «دبیرخانه» برای کاربران مشخص فعال شده باشد.
فعال شدن دبیرخانه دو قابلیت مهم را در بخش نامهها ایجاد میکند:
- اضافه شدن سربرگهای «نامههای ثبتی وارده» و «نامههای ثبتی صادره»
- امکان ثبت شماره برای نامهها پس از ایجاد آنها
مالک میزکار، مدیر و کاربرانی که دسترسی «دبیرخانه» دارند، میتوانند تمامی نامههای شمارهگذاریشده را مشاهده کنند.
فعالسازی دبیرخانه
برای فعال شدن این قابلیت:
- ۱وارد بخش «تنظیمات میزکار» شوید.
- ۲به قسمت «مجوزها» مراجعه کنید.
- ۳دسترسی «دبیرخانه» را برای کاربران موردنظر فعال کنید.
پس از فعالسازی، ساختار ثبتی به بخش نامهها اضافه میشود.
ثبت شماره نامه (نسخه پیشرفته)
شمارهگذاری نامهها در پلن پیشرفته در دسترس است و امکان ثبت رسمی و پیگیری سازمانی نامهها را فراهم میکند.
برای ثبت شماره:
- ۱ابتدا نامه را ایجاد کنید.
- ۲روی همان نامه کلیک کنید تا صفحه جزئیات باز شود.
- ۳در بالای نامه گزینه «ثبت شماره نامه» را انتخاب کنید.
در ادامه باید مشخص کنید که نامه «صادره» است یا «وارده»
ثبت شماره نامه صادره
در صورت انتخاب حالت صادره:
- ۱تاریخ ثبت نامه را مشخص کنید.
- ۲پیشوند موردنظر را وارد کنید.
- ۳شماره شروع را تعیین کنید.
- ۴در صورت نیاز، پسوند اضافه کنید.
در نهایت روی دکمه ثبت شماره نامه کلیک کنید تا فرآیند انجام شود. شما میتوانید شمارهگذاری را از عدد دلخواه آغاز کنید و سیستم بهصورت خودکار شمارههای بعدی را به ترتیب افزایش میدهد.
ثبت شماره نامه وارده
در حالت وارده:
- تاریخ ثبت را مشخص کنید.
- شماره نامه دریافتی را وارد کنید.
از آنجا که نامههای وارده معمولا از بیرون سازمان دارای شماره هستند، میتوانید همان شماره را بدون محدودیت تکراری بودن ثبت کنید. در این حالت، سیستم مانعی برای ثبت شماره تکراری ایجاد نمیکند.
پس از ثبت شماره، نوع نامه در بالای صفحه مشخص میشود و شماره ثبتشده در قالب پاراف زیر نامه نمایش داده میشود.
تفاوت دسترسی بین نامههای عادی و ثبتی
- نامههای بدون شماره: فقط برای فرستنده و گیرنده قابل مشاهده هستند.
- نامههای شمارهگذاریشده: برای کاربران دارای دسترسی دبیرخانه قابل مشاهده هستند.
نمایش در سربرگهای «نامههای ثبتی وارده» و «نامههای ثبتی صادره» تنها مربوط به نامههای ثبتشده است.