جزئیات نامه (پاسخ، ارجاع و آرشیو نامه)
زمان خوانش:
۰.۵ دقیقه
مشاهده مقاله:
۸/۷ هزار
برای مشاهده و مدیریت هر نامه، کافی است روی آن در فهرست نامهها کلیک کنید تا جزئیات کامل نمایش داده شود. همچنین با کلیک روی هر پاراف، مستقیما به همان بخش از مکاتبه منتقل میشوید و میتوانید پاسخ یا اقدام مرتبط را ثبت کنید.
آشنایی با بخشهای مختلف نامه
در صفحه هر نامه، امکانات زیر در اختیار شما قرار دارد:
- ۱بازگشت به نامهها: با انتخاب این گزینه به فهرست اصلی نامهها بازمیگردید.
- ۲موضوع نامه: عنوان ثبتشده نامه را مشاهده میکنید.
- ۳ثبت شماره نامه (نسخه پیشرفته): در صورت فعال بودن پلن پیشرفته، میتوانید برای نامه شماره ثبت کنید تا در ساختار دبیرخانهای سازمان قابل پیگیری باشد.
- ۴برچسب نامه: با انتخاب برچسب، نامه را دستهبندی میکنید تا بعدها بتوانید آن را سریعتر جستجو و فیلتر کنید.
- ۵آرشیو نامه: با انتخاب گزینه آرشیو در بالای صفحه، نامه از فهرست جاری خارج شده و به بخش آرشیو منتقل میشود.
- ۶گیرندگان نامه: مشاهده میکنید که نامه برای چه افرادی ارسال شده است.
- ۷وضعیت مشاهده نامه: در این بخش مشاهده می کنید که نامه در چه ساعتی توسط توسط کدام یک از گیرندگان، مشاهده شده است.
- ۸پاسخ و پاراف: برای پاسخ به یک پاراف مشخص، نشانگر موس را روی همان پاراف قرار دهید و گزینه «پاسخ به این پاراف» را انتخاب کنید. سپس متن پاسخ و در صورت نیاز پیوست را ثبت کرده و با انتخاب دکمه ارسال، پاسخ را ثبت کنید.
- ۹پاسخ به کل نامه: با کلیک روی این گزینه، پاسخ شما برای همه گیرندگان ثبت میشود.
- ۱۰ارجاع نامه: برای ارجاع یک نامه، از دکمه نارنجی رنگ پایین صفحه با عنوان «ارجاع پیام به نفرات دیگر» استفاده کنید. پس از انتخاب افراد موردنظر، متن ارجاع و در صورت نیاز فایل پیوست را وارد کرده و با انتخاب دکمه ارسال، نامه را به افراد مشخصشده ارجاع دهید.
مدیریت برچسبها
در بخش برچسبها میتوانید یک یا چند برچسب را به نامه اضافه کنید. همچنین در پایین این قسمت، گزینه «ایجاد برچسب جدید» قرار دارد. با انتخاب آن میتوانید عنوان برچسب را وارد کرده، برای آن رنگ تعیین کنید و برچسب جدید ایجاد کنید. همچنین، امکان ویرایش نام برچسبها نیز از همین بخش فراهم است.
برای مشاهده و مدیریت هر نامه، کافی است روی آن در فهرست نامهها کلیک کنید تا جزئیات کامل نمایش داده شود. همچنین با کلیک روی هر پاراف، مستقیما به همان بخش از مکاتبه منتقل میشوید و میتوانید پاسخ یا اقدام مرتبط را ثبت کنید.
آشنایی با بخشهای مختلف نامه
در صفحه هر نامه، امکانات زیر در اختیار شما قرار دارد:
- ۱بازگشت به نامهها: با انتخاب این گزینه به فهرست اصلی نامهها بازمیگردید.
- ۲موضوع نامه: عنوان ثبتشده نامه را مشاهده میکنید.
- ۳ثبت شماره نامه (نسخه پیشرفته): در صورت فعال بودن پلن پیشرفته، میتوانید برای نامه شماره ثبت کنید تا در ساختار دبیرخانهای سازمان قابل پیگیری باشد.
- ۴برچسب نامه: با انتخاب برچسب، نامه را دستهبندی میکنید تا بعدها بتوانید آن را سریعتر جستجو و فیلتر کنید.
- ۵آرشیو نامه: با انتخاب گزینه آرشیو در بالای صفحه، نامه از فهرست جاری خارج شده و به بخش آرشیو منتقل میشود.
- ۶گیرندگان نامه: مشاهده میکنید که نامه برای چه افرادی ارسال شده است.
- ۷وضعیت مشاهده نامه: در این بخش مشاهده می کنید که نامه در چه ساعتی توسط توسط کدام یک از گیرندگان، مشاهده شده است.
- ۸پاسخ و پاراف: برای پاسخ به یک پاراف مشخص، نشانگر موس را روی همان پاراف قرار دهید و گزینه «پاسخ به این پاراف» را انتخاب کنید. سپس متن پاسخ و در صورت نیاز پیوست را ثبت کرده و با انتخاب دکمه ارسال، پاسخ را ثبت کنید.
- ۹پاسخ به کل نامه: با کلیک روی این گزینه، پاسخ شما برای همه گیرندگان ثبت میشود.
- ۱۰ارجاع نامه: برای ارجاع یک نامه، از دکمه نارنجی رنگ پایین صفحه با عنوان «ارجاع پیام به نفرات دیگر» استفاده کنید. پس از انتخاب افراد موردنظر، متن ارجاع و در صورت نیاز فایل پیوست را وارد کرده و با انتخاب دکمه ارسال، نامه را به افراد مشخصشده ارجاع دهید.
مدیریت برچسبها
در بخش برچسبها میتوانید یک یا چند برچسب را به نامه اضافه کنید. همچنین در پایین این قسمت، گزینه «ایجاد برچسب جدید» قرار دارد. با انتخاب آن میتوانید عنوان برچسب را وارد کرده، برای آن رنگ تعیین کنید و برچسب جدید ایجاد کنید. همچنین، امکان ویرایش نام برچسبها نیز از همین بخش فراهم است.