ثبت سند مالی

فرض کنید تیم فروش شما قراردادی را نهایی کرده است. یک چک برای ماه آینده دریافت شده، بخشی از مبلغ نقدی واریز شده و بخشی دیگر قرار است در تاریخی مشخص پرداخت شود.

حالا سوال اینجاست:

• این اطلاعات کجا ثبت می‌شود؟
• چه کسی به آن دسترسی دارد؟
• اگر ۶ ماه بعد بخواهید سوابق دقیق این مشتری را بررسی کنید چه می‌شود؟
• اگر اختلافی پیش بیاید، رسید و مستندات کجا ذخیره شده‌اند؟

بخش «ثبت اسناد مالی» در پرونده مشتریان میزیتو دقیقا برای پاسخ به همین نیاز طراحی شده است. در نسخه پیشرفته میزیتو، می‌توانید تمام دریافتی‌ها و پرداختی‌های مربوط به هر مشتری را به‌صورت ساختاریافته، قابل جست‌وجو، قابل فیلتر و همیشه در دسترس، مستقیما داخل پرونده همان مشتری ثبت کنید.

این اسناد می‌توانند شامل پرداخت نقدی، چک، رسید واریز بانکی، پرداخت یا دریافتی احتمالی (مبلغ توافق‌شده که در آینده پرداخت خواهد شد)، ابطال پرداخت (برای مثال در صورت لغو قرارداد یا برگشت وجه)، باشند. تمام این اطلاعات در سوابق مالی همان پرونده ذخیره می‌شود و در هر زمان قابل مشاهده و پیگیری است.

فیچر ثبت سند مالی چه مسئله‌ای را حل می‌کند؟

ثبت اسناد مالی ایجاد یک آرشیو آنلاین و منظم از جریان مالی هر مشتری است. با استفاده از این قابلیت می‌توانید:

• گردش مالی هر مشتری را به‌صورت دقیق مشاهده کنید.
• رسیدها و توضیحات مالی را همراه سند ثبت کنید.
• دریافتی‌ها و بدهی‌های قطعی و احتمالی را تفکیک کنید.
• بدون نیاز به فایل‌های پراکنده یا هماهنگی‌های دستی، وضعیت مالی را بررسی کنید.
• در صورت نیاز به پیگیری، جزئیات هر سند را سریع پیدا کنید.

این موضوع برای تیم‌های فروش، مالی، حسابداری و مدیران بسیار کاربردی است؛ چون دسترسی به اطلاعات مالی به‌جای پراکندگی در پیام‌ها یا فایل‌های چاپی جداگانه، مستقیما داخل پرونده مشتری متمرکز می‌شود.

نکته

برای ثبت اسناد مالی، ابتدا باید مجوز مربوط به این بخش از مسیر «تنظیمات میزکار > مجوزها» برای کاربر موردنظر فعال شده باشد.

ثبت سند مالی در پرونده مشتریان

برای ثبت یک سند مالی در پرونده مشتری:

fullscreen

• وارد پرونده مشتری موردنظر شوید.
• روی دکمه 3 نقطه در هدر (سمت چپ) کلیک کنید.
• در پنجره باز شده، گزینه «اطلاعات پرونده» را انتخاب کنید.

fullscreen

• روی دکمه «سند مالی جدید» کلیک کنید.

سپس اطلاعات زیر را تکمیل کنید:

fullscreen

1. ۱مبلغ سند را وارد کنید.
2. ۲تاریخ دریافت/پرداخت وجه نقد یا روز سررسید چک را مشخص کنید.
3. ۳نوع سند را تعیین کنید (دریافتی یا پرداختی).
4. ۴انتخاب کنید که وجه نقد شده یا نقد نشده است.
5. ۵انتخاب کنید وجه به چه صورتی ثبت شود (نقد، چک یا احتمالی). در صورتی که به هر دلیل واریز یا دریافت وجه انجام نشود یا لغو شود، می‌توانید گزینه «ابطال پرداخت» را انتخاب کنید تا وضعیت سند به‌صورت صحیح در سوابق مالی ثبت شود.
6. ۶شرح سند را برای ثبت توضیحات تکمیلی وارد کنید.
7. ۷برچسب مرتبط را ایجاد یا انتخاب کنید. (برچسب‌های این بخش اختصاصی اسناد مالی هستند و از طریق «مانیتورینگ مالی» قابلیت فیلتر دارند.)
8. ۸عکس یا فایل اسناد واریزی/دریافتی را با استفاده از گزینه «پیوست» به سند سنجاق کنید.

پس از ثبت، سند در سوابق مالی همان مشتری ذخیره می‌شود و در مانیتورینگ مالی نیز قابل مشاهده خواهد بود.

ثبت اسناد احتمالی و ابطال پرداخت

در بسیاری از مذاکرات، مبلغی توافق می‌شود اما پرداخت آن در آینده انجام خواهد شد. در این حالت می‌توانید سند را به‌صورت «احتمالی» ثبت کنید تا در گزارش‌های مالی منعکس شود.

همچنین اگر قراردادی لغو شود، چکی برگشت بخورد یا پرداختی انجام نشود، می‌توانید آن را به‌صورت «ابطال پرداخت» ثبت کنید تا سوابق مالی دقیق و شفاف باقی بماند.

این قابلیت باعث می‌شود گزارش‌های مالی شما همواره منطبق با واقعیت جاری کسب‌وکار باشند.

مانیتورینگ مالی

پس از ثبت اسناد مالی در پرونده مشتریان، از طریق سربرگ «مانیتورینگ مالی» میزیتو می‌توانید نمای کلی وضعیت مالی همه پرونده‌ها را مشاهده کنید. در این بخش، اطلاعات به‌صورت تجمیعی و تحلیلی نمایش داده می‌شود تا دید سریع و مدیریتی از جریان مالی ایجاد شود.

دسته‌بندی مبالغ در مانیتورینگ مالی

fullscreen

• درآمد قطعی: می‌توانید مجموع مبالغ دریافتی قطعی ثبت‌شده را مشاهده کنید.

fullscreen

• پرداختی‌های قطعی : می‌توانید مجموع مبالغ پرداختی قطعی ثبت‌شده را مشاهده کنید.

fullscreen

• درآمد معوقه: می‌توانید مجموع مبالغ دریافتی معوقه (چک یا پرداختی احتمالی که زمان دریافت آن گذشته، اما هنوز نقد نشده است) را مشاهده کنید.

fullscreen

• درآمد احتمالی: می‌توانید مجموع مبالغ دریافتی که هنوز قطعی نشده‌اند (مانند چک یا توافق ثبت‌شده برای آینده) را مشاهده کنید.

fullscreen

• پرداختی‌های احتمالی: می‌توانید مجموع مبالغ پرداختی پیش‌بینی‌شده یا ثبت‌شده به‌صورت احتمالی را مشاهده کنید.

این تفکیک به شما کمک می‌کند تصویر دقیق‌تری از درآمد قطعی و درآمد پیش‌بینی‌شده داشته باشید.

امکانات تکمیلی در مانیتورینگ مالی

وقتی وارد سربرگ مانیتورینگ مالی می‌شوید، در سمت چپ 3 دکمه در اختیار شما قرار دارد:

fullscreen

• فیلتر نمایش اسناد مالی: با استفاده از این فیلتر می‌توانید نمایش اسناد را بر اساس اینکه برچسب خاصی داشته باشد یا نداشته باشد، مشاهده کنید. 

fullscreen

• نمایش همزمان در جدول: جمع کل مبلغ تمام پرونده‌های مشتریان به تفکیک سال، ماه، درآمد قطعی، پرداختی قطعی، درآمد معوقه/احتمالی و پرونده احتمالی در قالب جدول در اختیار شما قرار می‌گیرد. 

fullscreen

• نمودار مالی: تمام مواردی که در بالا توضیح داده شد، به صورت نمودار در اختیار شما قرار می‌گیرد.