راهنمای میزیتو پروژه مفهوم صورتجلسه
مفهوم صورتجلسه

صورت‌جلسه:

همانطور که از نام این بخش مشخص است، شما می‌توانید بعد از برگزاری جلسات حضوری، در بخش پرونده مشتریان و همچنین گروه پروژه، با کلیک بر روی این دکمه، صورت‌جلسه ایجاد کنید:
در پنجره باز شده می‌توانید تاریخ، ساعت، مکان، موضوع و مشروح جلسه را در قسمت‌های مشخص شده وارد نمایید.
همچنین دکمه افزودن مصوبه، به شما این امکان را می‌دهد تا با توجه به مصوبات درون جلسه، برای افراد مختلف تعیین وظیفه کنید تا مصوبه مورد نظر را به مرحله عمل برسانند؛
 در قسمت وظایف و در زیر بخش تعریف وظیفه جدید، به تفصیل ایجاد وظیفه را توضیح خواهیم داد.
در نهایت پس از انجام مراحل بالا با فشردن دکمه ایجاد صورتجلسه، صورت‌جلسه ایجاد می‌شود.
 

 

نکته: ایجاد صورت‌جلسه در قالب گفت‌‌و‌گو تنها در پروژه‌ها امکان‌پذیر است.

 

 مفهوم صورتجلسه پیشرفته: (نسخه سازمانی)

در حقیقت صورتجلسه پیشرفته نسخه بسیار کامل‌تر صورتجلسه ساده است. در صورتجلسه پیشرفته، اقدامات جلسه قبل از شروع جلسه آغاز میگردد. برای ایجاد یک صورتجلسه پیشرفته ابتدا یک پروژه جدید ایجاد نمایید. از قسمت ویرایش پروژه ابتدا پروژه را پیشرفته کنید و از بخش تنظیمات پروژه پیشرفته در بخش نوار پایین، یک صورتجلسه ایجاد بفرمایید. پس از باز شدن پنجره با وارد کردن تاریخ و ساعت، مکان جلسه و تاریخ جلسه شما میتوانید یک صورتجلسه پیشرفته داشته باشید. موضوع جلسه، پیش‌نویس جلسه و دستور جلسه را معلوم کنید. سپس می‌توانید به افراد شرکت‌کننده در جلسه، به صورت پیامکی دعوتنامه ارسال نمایید. اعضای جلسه عبارتند از کارشناس جلسه، رئیس جلسه، دبیرخانه، ناظر جلسه و همچنین اعضای شرکت کننده که می‌توانند از افراد خارج از میزکار و شرکت شما هم باشند.

 

 

نکته: دعوتنامه در صورتجلسه پیشرفته به صورت پیامکی ارسال میگردد.

 

 

به محض کلیک بر روی ایجاد صورتجلسه شما پیش‌نویس صورتجلسه را ملاحظه خواهید کرد. اطلاعات صورتجلسه در این بخش به شما نمایش داده خواهد شد.
 حال با کلیک بر روی صورتجلسه و فشردن دکمه دعوت از اعضا، برای اعضای جلسه پیامکی حاوی اطلاعات صورتجلسه ارسال و از آنها دعوت خواهد شد.

 

در حال تشکیل جلسه هستید

پس از وارد کردن مشروح جلسه می توانید مصوبه ایجاد کنید. خروجی جلسه شما مصوباتی خواهد بود که به صورت وظیفه برای دیگران ایجاد خواهد شد. علاوه بر این امکان حضور غیاب نیز در صورت جلسه وجود دارد. می‌توانید افراد حاضر را مشخص کنید و اگر نیاز به توضیحاتی تکمیلی دارید برای آنها بگذارید.
 

گرفتن امضاء از اعضاء جلسه
در صورتیکه محتوای خروجی صورتجلسه بر اساس آمار افراد شرکت کننده به امضای نصف به اضافه یک نفر از افراد شرکت کننده برسد، صورتجلسه به صورت عملیاتی در خواهد آمد و مصوبات صورتجلسه به صورت خودکار برای افراد انجام دهنده‌ی وظایف ارسال می گردد.

 

 

در تب‌های بالای این بخش عناوین متفاوتی را می‌بینید که با کلیلک بر روی هر کدام این بخش نمایش داده خواهد شد:

۱- صورتجلسه که در آن مشروح جلسه باید ثبت گردد.

 

 

۲- مصوبات که خروجی جلسه بعنوان وظایف برای افراد تعریف میگردد.

 

 

۳- حضور غیاب این امکان را به شما می‌دهد که مشخص کنید چه کسانی در جلسه حضور داشته‌اند.

 

 

۴- گزارشات که امکان ثبت گزارش در این بخش را برای شما فراهم می کند.

۵- در نهایت ارسال پیامک برای اعضا جهت بررسی مصوبات جلسه و امضای آن در گروه پروژه.

فیلم آموزشی حذف و بازیابی پروژه

فیلم آموزشی صورتجلسه پیشرفته