مفهوم کاربر مهمان:

کاربر مهمان کاربری است که می‌تواند با دسترسی محدود در میزکار شما فعالیت نماید. مانند مشتری، مشاور یا پیمانکار و ... که این کاربر تنها به پروژه‌های دعوت‌شده دسترسی دارد و نمی‌تواند کاربران میزکار شما را مشاهده کند. و فقط کاربرانی که مجوز مهمان داشته باشند میتوانند با کاربر مهمان در ارتباط باشند.
 

اضافه کردن کاربر مهمان به میزکار:

برای اضافه کردن کاربر مهمان، مدیر میزکار کار از مسیر: تنظیمات میزکار >> دعوت عضو جدید >> دکمه دعوت کاربر (به عنوان مهمان) اقدام نمایند.

دسترسی کاربر مهمان: 

برای برقراری ارتباط با کاربر مهمان لازم است ابتدا از بخش تنظیمات میزکار>>مجوزها>> مجوز اعضایی که کاربران مهمان به آن‌ها دسترسی دارند را به کاربران خود اختصاص دهید سپس از طریق این کاربران، کاربر مهمان می‌تواند در بخش های مختلف میزکار فعالیت نماید.

اضافه کردن کاربر مهمان در گروه و کانال گفتگو، پروژه و پرونده مشتری:

از گوشه بالا سمت چپ سه نقطه را زده سپس دکمه تنظیمات را بزنید و با دکمه افزودن کاربر، علامت آدمک از لیست کاربران مهمان مربوطه را انتخاب نمایید.

اضافه کردن کاربر مهمان هنگام ایجاد گروه و کانال گفتگو، پروژه و پرونده مشتری:

طبق عکس زیر هنگام انتخاب اعضا در پایین لیست می‌توانید لیست کاربران مهمان را مشاهده و انتخاب نمایید.

تبدیل کاربر مهمان به کاربر عادی و بالعکس:

برای تغییر نوع کاربری بین مهمان و عادی به تنظیمات میزکار بروید و از سربرگ اعضاء، نام کاربر مهمان را پیدا کرده و گزینه حذف کاربر را انتخاب کنید.
 

سپس در دعوت عضو جدید، کاربر را به‌عنوان کاربر عادی یا مهمان مجدداً دعوت کنید. با این تغییر، نوع کاربری فرد تغییر می‌کند و به محض ورود به میزکار، دسترسی‌های جدید اعمال خواهند شد.

محدودیت ها و دسترسی‌های کاربر مهمان:

کاربر مهمان در بخش گفتگو:

۱- چت با کاربر مهمان: بدلیل محدودیتهای کاربر مهمان برای چت با ایشان کافی است یک گروه گفتگو ایجاد کنید و در بخش افزودن عضو در گروه گفتگو در پایین لیست، عضو مهمان را اضافه کنید.

۲- کاربر مهمان امکان ایجاد گروه گفتگو و کانال ندارد و فقط می‌تواند در آنها عضو شود و فعالیت نماید و میتواند نام کاربرانی که مجوز مهمان دارند را مشاهده نماید.

کاربر مهمان در بخش پروژه:

۱- کاربر مهمان می‌تواند در پروژه عضو شود و نام کاربرانی که مجوز مهمان دارند را مشاهده نماید.

۲- کاربر مهمان می‌تواند برای کاربرانی که مجوز مهمان دارند وظیفه ایجاد نماید.

۳- اعضای پروژه که مجوز مهمان داشته باشند میتوانند برای کاربر مهمان وظیفه ایجاد نمایند و کاربر مهمان میتواند وظیفه را انجام دهد یا در آن گزارش ثبت نماید.

۴- کاربر مهمان نمی‌تواند پروژه ایجاد نماید.

۵- کاربر مهمان می‌تواند مدیر پروژه باشد.

۶- کاربر مهمان نمی‌تواند در بخش پروژه پیشرفته، مدیر باشد.

۷- کاربر مهمان می‌تواند افرادی که مجوز مهمان دارند را منشن نماید و آن‌ها نیز می‌توانند کاربر مهمان را منشن کنند.
 

کاربر مهمان در بخش وظایف:

۱- کاربر مهمان می‌تواند وظایف خود را مشاهده کند و انجام دهد و در آنها گزارش ثبت نماید. همچنین در بخش پیگیری از دیگران میتواند وظایفی که برای دیگران ایجاد کرده است را مشاهده و پیگیری نماید.

۲- کاربر مهمان به برچسب وظایف دسترسی ندارد.

۳- کاربر مهمان امکان ویرایش وظایف را دارد اما نمی‌تواند آن‌ها را حذف کند.
 

کاربر مهمان در بخش نامه‌ها:

۱- کاربر مهمان می‌تواند برای کاربرانی که مجوز مهمان دارند، نامه‌ای ارسال و یا به آنها ارجاع نماید.

۲- کاربرانی که مجوز مهمان دارند می‌توانند برای کاربر مهمان نامه ارسال نمایند.

۳- کاربر مهمان به برچسب نامه دسترسی ندارد.

۴- کاربر مهمان امکان دسترسی به دبیرخانه و شماره گذاری نامه را ندارد.

۵- کاربر مهمان به قسمت جزییات پیام نامه دسترسی ندارد.

کاربر مهمان در بخش یادداشت‌ها:

کاربر مهمان امکان ثبت و مشاهده یادداشتهای خود را دارد.
 

کاربر مهمان در بخش پرونده مشتریان:

۱- کاربر مهمان امکان ایجاد پرونده مشتری را ندارد ولی می‌تواند در پرونده های مشتریان توسط مدیر عضو شود و به آنها دسترسی داشته باشد.

۲- کاربر مهمان می‌تواند مجوز ثبت فرصت فروش و سند مالی در پرونده مشتری را داشته باشد.

۳- کاربر مهمان به مانیتورینگ فروش و مانیتورینگ مالی دسترسی ندارد.
 

نتیجه‌گیری :
کاربران مهمان ابزار موثری برای همکاری با افراد بیرون از تیم اصلی شما هستند و امکان مشارکت محدود و ایمن را برای مشاوران، مشتریان یا پیمانکاران فراهم می‌کنند. با تنظیم دقیق دسترسی‌ها و مدیریت مناسب، می‌توانید از کاربر مهمان به‌عنوان یک ابزار کارآمد در میزکار سازمانی خود بهره ببرید و همزمان از امنیت و حفظ حریم اطلاعاتی تیم اصلی اطمینان حاصل کنید.