دبیرخانه
برای فعال شدن دبیرخانه در بخش نامه ابتدا باید مجوز این امکان برای همکاران ایجاد گردد. وارد بخش تنظیمات / مجوزها شوید و مجوز مربوط به دبیرخانه را برای همکاران ایجاد کنید.
حال پس از ورود به بخش نامه‌ها دو سربرگ جدید با عناوین نامه‌های ثبتی وارده و نامه‌های ثبتی صادره اضافه شده و همچنین پس از ایجاد نامه با کلیک بر روی نامه امکان ثبت شماره نیز وجود خواهد داشت.
ثبت شماره نامه:
ابتدا یک نامه ایجاد کنید.
حال برای دسترسی به قسمت شماره نامه بر روی نامه کلیک کنید تا نامه مجددا باز شود. در بخش بالا دکمه‌ای با عنوان ثبت شماره نامه اضافه شده است. برای ثبت شماره نامه بر روی این دکمه کلیک نمایید.
جهت ثبت شماره نامه ابتدا مشخص کنید که این نامه صادره و یا وارده است. سپس تاریخ ثبت نامه و در ادامه، پسوند – شماره نامه – پیشوند نامه را وارد کنید. در نامه صادره، شما می توانید بسته به نیاز از ارقام مورد علاقه ی خود برای شماره نامه شروع کنید و نامه های بعدی به ترتیب شماره خواهند خورد.
نامه صادره
نامه وارده
تاریخ ثبت نامه
یک پیشوند انتخاب کنید
از چه شماره‌ای، شماره‌گذاری شروع شود
یک پسوند انتخاب کنید
ایجاد یا انصراف از ثبت شماره نامه
|
نکته ۱ ممکن است در شرکت و یا سازمان، هر بخش یا قسمت شماره مخصوص به خود را داشته باشد. در این حالت می‌توان برای شماره نامه از شماره خاص برای هر بخش استفاده کرد و شماره نامه‌های بعدی را نیز بر اساس همان شماره مبدا ایجاد کرد. (مثال شماره نامه‌های عمومی از عدد ۲۰۰۰۰ و شماره نامه‌های محرمانه از عدد ۱۵۰۰۰ آغاز گردد). |
|
نکته ۲ به یاد داشته باشید شماره نامه‌ها هیچ‌گاه تکراری نخواهد شد و سیستم اجازه ثبت نامه با شماره تکراری را نخواهد داد. |
:
برای ثبت شماره نامه وارده این امکان فراهم است که تاریخ و شماره نامه وارده را عینا در شماره نامه ثبت کنید. در حالت ثبت شماره نامه وارده امکان ثبت شماره نامه تکراری هم وجود دارد و محدودیتی در این حالت برای شماره نامه ایجاد نمی‌شود. پس از کلیک بر روی ثبت شماره نامه، شماره به صورت پاراف ذیل نامه ثبت می‌شود و همچنین در قسمت بالا سمت چپ و بالا نیز نوع نامه مشخص میگردد.
نامه وارده است
تاریخ ثبت نامه
شماره نامه وارد (نامه وارده به سازمان طبعا خود دارای شماره است و شماره همان نامه وارده باید ثبت شود اما امکان ثبت شماره دلخواه نیز هست)
ایجاد یا انصراف از ثبت شماره نامه
به تفاوت ظاهری بین دو شماره نامه وارده و صادره دقت کنید.
تفاوت ظاهری بین دو شماره نامه وارده و صادره
جستجو براساس شماره نامه:
در مراجعه به منو نامه با کلیک بر روی سربرگ نامه‌های ثبتی صادره و یا نامه های ثبتی وارده می‌توان نامه های این بخش ها را به تفکیک مشاهده کرد. برای جستجو با شماره نامه کافیست بر روی عبارت فیلتر نمایش نامه کلیک نموده و بر اساس شماره نامه یا بازه زمانی ثبت شده نامه‌ها را فیلتر نمایید.
پاسخ، ارجاع و آرشیو نامه‌ها
فیلتر نامه‌ها
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این راهنما برای شما کپی می‌شود.